Notre client souhaite se doter d’un nouveau support pour l’animation de ses forces de ventes. Il fait appel à Winside pour concevoir un rapport BI complet. Du sourcing des datas à la formation des utilisateurs finaux, voilà comment ça s’est passé…
Le contexte et le cahier des charges
Là où il y a des chiffres, Excel n’est jamais très loin !
Quel formidable outil ! Mais chacun a pu éprouver qu’Excel n’est pas un outil parfaitement adapté à la visualisation de données (dataviz).
Notre cliente est une responsable commerciale, qui anime une équipe de 6 managers, qui encadrent chacun 3 commerciaux terrain.
Elle produit toutes les semaines des tableaux de bord sur Excel.
Ou plutôt elle produisait, car faute d’automatisation, cet exercice hebdomadaire s’est transformé en une réunion mensuelle, où tous les mois la conclusion est la même : “nous avons un doute sur la fiabilité des données”.
ll est donc urgent de faire quelque chose. Mission est confiée à Winside de concevoir l’outil d’animation de la performance commerciale. Il devra être :
- fiable → toutes les données devront être absolument incontestables
- automatique → objectif d’une mise à jour maximale de 10 minutes
- collaboratif → prendre en compte les 3 niveaux d’utilisateurs (Dircom, managers, commerciaux)
- complet → il doit remplacer pas moins de 5 fichiers Excel
- esthétique → il faut que les commerciaux aient envie de l’ouvrir souvent.
Pour finir, on nous communique le budget : 10.000 € HT. Cohérent.
L’approche retenue
Prise en compte de l’existant - compréhension métier
Dans tout projet logiciel, il y a une composante technique, et une composante métier.
En synthèse, le métier passe commande et la technique exécute au mieux.
La première étape du projet a donc consisté à comprendre les enjeux et les problématiques opérationnels. Comprendre leur métier tout simplement.
C’est la partie la plus importante ! Si cette étape est négligée, le rapport pourra être techniquement parfait en tout point mais n’avoir aucune valeur d’utilité, car trop éloigné des réalités du terrain.
On pose alors beaucoup de questions : quels indicateurs ? quelle fréquence ? quelle temporalité ? quelle valeur cible ? quels seuils critiques ? …
Il n’est pas rare que nous proposions nous mêmes de nouveaux indicateurs, issus de notre propre culture du contrôle de gestion.
Audit data
Une fois que nous avons “compris le business”, nous devons rentrer dans les données, comprendre leur formation, nous assurer de leur intégrité, de leur disponibilité, etc…
L’idéal dans cette étape est de pouvoir avoir accès à la direction des systèmes d’information (DSI).
Il se présente alors 2 cas de figure en général :
- la société dispose déjà d’une bibliothèque de données disponibles (datamart, datalake, datawharehouse), ce qui facilite grandement l’accès et l’actualisation des données,
- la société (faute de structuration suffisante) est plutôt contrainte de procéder à des téléchargements de ses données.
La situation n°1 est préférable, mais il n’est pas rédhibitoire de ne pas disposer de ces bibliothèques de données.
Dans le cas de ce client, nous avons opté pour un téléchargement des tables de data depuis son logiciel métier.
Construction du modèle relationnel et développement
Il s’agit de l’étape d’articulation des données entre elles (comme sur l’image ci dessous) qui est suivie par une étape d’enrichissement des données par la création de mesures, qui sont des calculs mathématiques sur la donnée brute.
La phase de développement est une phase critique, puisque c’est la traduction dans l’outil de BI des considérations “métier” que nous avons établies à l’étape 1.
Il faut bien comprendre qu’un important travail d’enrichissement est nécessaire.
Par exemple, on créera des mesures pour :
- calculer des cumuls périodiques,
- calculer des effets prix et des effets volumes,
- calculer des moyennes, des proportions, des écarts type,…
C’est une étape pendant laquelle le client est peu / pas sollicité. Le consultant BI réalise en autonomie la production du code qui sera nécessaire au passage à l’étape suivante: la visualisation.
La visualisation ! Enfin !
A ce stade, le client est impatient de voir le contenu du rapport. Mais il ne s’agit pas coller tous les indicateurs sans réflexion.
Il faut concevoir un usage du rapport, avec un début, une fin et un sens de lecture. Il faut penser à utiliser le bon type de visuel, la bonne couleur qui fera ressortir le chiffre le plus saillant,…
Rappelez vous : le rapport doit être agréable à l’usage, mais orienté vers la prise de décision. Il n’est pas question de se faire plaisir pour le plaisir. Chaque élément est pesé, soupesé, et doit avoir un rôle dans la compréhension de l’histoire générale.
La dataviz est presque un art !
La diffusion
Lorsque le rapport est prêt, il convient de paramétrer l’usage global et individuel.
On veillera à :
- limiter les accès au niveau des pages elles-mêmes selon leur criticité,
- limiter les périmètres (hiérarchiques, fonctionnels, géographiques,…),
- Définir les modalités d’usage collectif du rapport.
Il est important de noter ici que les plateformes de BI recourent en général à une tarification à l’utilisateur, et que donc plus un rapport est diffusé, plus il faudra acquérir de licences. Comptez environ 10€ HT / mois par licence par exemple pour Power BI.
Un rapport bien conçu est généralement très intuitif, mais il peut être nécessaire de prévoir un temps de formation des utilisateurs.
Dans le cas de notre client, nous avons organisé une session de formation présentielle pour la responsable du service et les 6 managers, sur une demi-journée.
La maintenance
Un rapport de Business Intelligence aura toujours besoin d’un minimum de maintenance. Il pourra s’agir de :
- corriger les erreurs qui peuvent arriver avec le temps (notamment en cas de changement dans les données sources, comme par exemple la modification d’une dénomination de champ dans le logiciel métier)
- enrichir le rapport avec de nouvelles analyses, de nouveaux usages, qui naissent régulièrement après quelques semaines d’utilisation.
L’idéal est de former une personne à la maintenance minimale, au débogage de base.
En cas de modification de plus grande ampleur, il sera sans doute nécessaire de refaire appel à un consultant.
C’est pour cette raison qu’il est souvent judicieux de prévoir une poche de temps disponible pour le consultant quelques semaines après la livraison du rapport, pour l’améliorer, et corriger certaines erreurs qui auront été décelées par les utilisateurs.
Facteurs clés de succès pour votre projet de BI
En synthèse, voici les points sur lequel insister pour mener à bien votre projet de Business Intelligence
✅ Définissez vos objectifs : à quoi doit servir le projet (rationalisation ? gain de temps ? Amélioration des marges ?…)
✅ Définir un budget et un timing de réalisation.
✅ Constituez une équipe projet, avec le responsable du service opérationnel concerné (finance, commerce, logistique,…), votre service informatique, des utilisateurs finaux.
✅ Assurer vous que le consultant BI auquel vous aurez recours comprend votre Business.
✅ Demandez à voir des réalisations antérieures pour vous assurer de la qualité d’ensemble de ses livrables.
✅ Soyez ambitieux et exigeants, mais rappelons une évidence : il vaut mieux un rapport simple qui fonctionne, qu’un rapport complexe illisible.
✅ Explicitez les usages du rapport, formalisez les différents niveaux de droits d’accès.
✅ Identifiez un référent interne pour la maintenance de base et pour la formation des utilisateurs.
✅ Évaluez en continu l’atteinte des objectifs énoncés à l’étape 1.
Conclusion
Si vous en avez l’opportunité, les démarches de Business Intelligence sont puissantes pour :
- Automatiser vos productions d’information
- Doter la société d’une intelligence collective par le partage de concepts compris de tous.
Cela peut-être un véritable nouveau vecteur de management dans vos organisations.
Elles doivent à cet effet présenter un important retour sur investissement en peu de temps !